L’emploi d’un travailleur étranger est subordonné au respect de certaines formalités variant selon la nationalité et le lieu de résidence du ressortissant étranger. Dans certains cas, le travailleur étranger doit détenir un titre l’autorisant à exercer une activité salariée en France.
À défaut, l’employeur est passible de sanctions pénales (amendes et emprisonnement).
Les vérifications à opérer – Quels réflexes à avoir ?
La nationalité
Il est important de demander la nationalité au salarié, et avoir les documents originaux sous les yeux.
Si l’employeur manque à l’une de ses obligations, il s’expose à de lourdes sanctions, et cela va engager sa responsabilité pénale :
- 3 ans d’emprisonnement et 225 000€ d’amende (pour une société) pour le travail dissimulé ;
- 5 ans d’emprisonnement et 75 000€ d’amende (pour une société) pour l’emploi irrégulier d’étranger ;
- Et 1 an d’emprisonnement et 1 500€ d’amende pour le non-respect des obligations concernant le titre de travail.
Nationalité française
➡️ En principe : aucune vérification particulière
Si vous avez un doute sur la véracité des documents (ex. : pièce d’identité suspecte) nous vous invitons à transmettre la copie des documents à la préfecture du lieu d’embauche par email ou de la gendarmerie/police judiciaire.
➡️ Si vous avez un doute sur la véritable identité du salarié :
- solliciter un autre titre pour vérification (le permis de conduire par exemple) ;
- sinon il est préférable de renoncer à l’embauche.
Ressortissant communautaire ou assimilé
À savoir :
- ressortissants des états membres de l’Union européenne ;
- ressortissants des 3 pays de L’Espace économique européen (Norvège, Liechtenstein, Islande) ;
- ressortissants de la Confédération suisse ;
- possibilité de circuler et séjourner librement en France s’ils sont en possession d’une carte d’identité ou d’un passeport en cours de validité ;
- possibilité de travailler en France sans être tenus de détenir un titre de séjour.
⚠️ Points de vigilance ⚠️
Le Royaume-Uni ne fait plus parti de l’Union européenne. Depuis le 1er janvier 2021, les ressortissants, qui arrivent en France, doivent détenir un titre de séjour.
Les cartes d’identité italienne : les détenteurs de cette carte peuvent avoir une nationalité extra européenne (ne permettant peut-être pas au salarié de travailler en France)
Le salarié est un ressortissant de pays tiers
Vous devez demander à votre salarié un titre (titre séjour, visa, récépissé) en cours de validité.
Et vous devez le transmettre à votre gestionnaire de paie avant de finaliser l’embauche du salarié.
Authentifier le titre
Vérifier la validité du titre de séjour auprès de la préfecture
En tant qu’employeur et avant toute embauche d’un travailleur étranger vous êtes dans l’obligation d’effectuer le contrôle du titre que détient votre futur salarié.
Il convient d’adresser par courriel ou courrier recommandé AR au préfet du département du lieu d’embauche la copie du document présenté par le salarié au moins 2 jours ouvrables avant la date d’effet de l’embauche.
Le préfet répond (par courrier ou courrier électronique) dans les 2 jours ouvrables à compter de la réception de la demande.
Dispense de vérification
La formalité de vérification ne s’applique pas lorsque le salarié étranger produit à l’employeur un justificatif d’inscription sur les listes de Pôle Emploi.
Points de vigilance
Date de validité du titre
Vous devez vérifier la date de fin de validité du titre présenté et solliciter auprès du salarié le titre correspondant au renouvellement.
Nota : si en cours de contrat de travail, l’autorisation de séjour du salarié arrive à expiration :
- le salarié doit obligatoirement vous fournir le justificatif de la demande de renouvellement ;
- et en l’absence de justificatif vous devez envisager avec notre service juridique social la mise en place de la procédure de licenciement.
Récépissés
Les récépissés et autorisations provisoires de travail ne valent autorisation de travail que lorsqu’ils mentionnent expressément la possibilité d’exercer une activité professionnelle : « autorise son titulaire à travailler ».
Registre entrée et sortie
En sus des mentions obligatoires, le registre d’entrée et sortie doit comprendre pour les salariés étrangers le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.
Une copie des titres autorisant l’exercice d’une activité salariée doit être annexée au registre.
Situations particulières
Les étudiants étrangers
Un étudiant étranger peut travailler au maximum 60% d’un temps plein (soit 964 heures/an ou 18,5 heures par semaine).
Les étudiants qui viennent étudier pour un semestre : la durée de travail est proportionnelle à la durée des études.
Spécificités de vérification du titre pour les étudiants étrangers
La déclaration nominative préalable à l’embauche doit être effectuée et le contrôle du titre devra se faire :
- auprès du préfet qui a accordé à l’étudiant étranger le titre de séjour ;
OU
- auprès du préfet du département du lieu de résidence pour un étudiant étranger titulaire d’un visa pour un séjour d’une durée supérieure à 3 mois
Régime spécial pour les étudiants algériens (Accord franco-algérien du 27 décembre 1968)
Les étudiants algériens sont limités à 50% de la durée annuelle (soit 850 heures par an ou 17,5 heures par semaine).
Les étudiants algériens doivent solliciter une autorisation provisoire de travail en plus de leur certificat de résident portant la mention étudiant auprès de la DRIEETS de son domicile avant de débuter l’activité.
Les principaux documents
Autorisation de travail exigé
Un étranger autorisé à séjourner en France doit en principe disposer d’une autorisation de travail et le cas échéant d’un certificat médical, pour pouvoir exercer une activité professionnelle.
La délivrance de cette autorisation suppose que le demandeur soit par ailleurs titulaire d’un titre de séjour.
Titres valant autorisation de travail
Les principaux documents constitutifs d’une autorisation de travail sont énumérés par le Code du travail et le Code de l’entrée et du séjour des étrangers et des étrangers et du droit d’asile (CESEDA) (voir tableau reproduit ci-après qui est une liste non exhaustive).
Elle est adressée au préfet du département de résidence si l’étranger est déjà sur le territoire national, ou du département de l’établissement où il sera rattaché.
Voici les principaux documents constituant une autorisation de travail (liste non exhaustive) :
- carte de résident ;
- carte de séjour pluriannuelle « passeport talent » et « passeport talent (famille) » ;
- carte de séjour pluriannuelle générale « salarié » ;
- carte de séjour temporaire ou pluriannuelle « étudiant » ou « étudiant-programme de mobilité » ;
- carte de séjour temporaire « salarié » ;
- carte de séjour temporaire ou pluriannuelle « vie privée et familiale » ;
- récépissé de première demande ou de demande de renouvellement d’un titre de séjour portant la mention « autorise son titulaire à travailler » ;
- autorisation provisoire de travail.
Dispenses pour certains ressortissants (UE, EEE et Suisse)
Pour exercer une activité salariée en France, les ressortissants de l’Union européenne (UE), de l’Espace économique européen (EEE) (Islande, Norvège, Liechtenstein) et de Suisse n’ont pas à justifier d’une autorisation de travail. Par exception, les ressortissants des pays nouvellement adhérents doivent détenir une autorisation de travail pendant une période transitoire. Ce régime dérogatoire a été étendu par des accords bilatéraux aux ressortissants de la république de Saint-Marin et des principautés de Monaco et d’Andorre.
Depuis la finalisation du « Brexit », tout ressortissant britannique doit justifier d’une autorisation de travail.
Dispense d’autorisation de travail pour certaines catégories de travailleurs étrangers
Sont également dispensés d’autorisation de travail :
- les salariés détachés travaillant de façon régulière et habituelle pour le compte d’un employeur établi sur le territoire d’un État membre de l’Union européenne (UE) ;
- certains praticiens de santé titulaire d’un titre permettant d’exercer dans le pays d’obtention ou affectés à titre transitoire dans un établissement de santé ;
- les titulaires d’une carte de résident, de certaines cartes de séjour temporaire ou pluriannuelle ou d’une autorisation provisoire de séjour ;
- les étrangers exerçant une activité salariée, pour une durée inférieure ou égale à 3 mois, dans certains domaines fixés par décret (liste non précisée dans cet article).
Les bénéficiaires ukrainiens de la protection temporaire bénéficient d’une autorisation provisoire de séjour portant la mention « bénéficiaire de la protection temporaire » valable 6 mois. Elle est renouvelée automatiquement pendant toute la durée de la protection temporaire décidée par le Conseil de l’Union européenne. Elle permet d’exercer une activité professionnelle sur le territoire français sans autorisation de travail.
Procédures à respecter
Vérification de l’existence d’une autorisation de travail
Si l’étranger (qui ne relève pas des cas de dispenses d’autorisation de travail) indique être titulaire d’une autorisation de travail, l’employeur doit s’assurer auprès des administrations territorialement compétentes de l’existence du titre l’autorisant à exercer une activité salariée en France, sauf si cet étranger :
- est inscrit sur la liste des demandeurs d’emploi tenue par Pôle emploi ;
- ou s’il s’agit d’un intérimaire (et que l’entreprise d’intérim s’est assurée qu’il dispose d’une autorisation de travail).
Pour cela, l’employeur réalise les démarches citées dans la partie “Authentifier le titre”
La déclaration nominative de l’employeur établie pour l’emploi de certains étrangers étudiants vaut accomplissement de la vérification de l’existence des autorisations de travail à défaut de réponse du préfet dans un délai de 2 jours ouvrables à compter de la réception de cette déclaration.
Demande de changement de statut
Si le candidat étranger est titulaire d’un titre de séjour n’autorisant pas à travailler en France, l’employeur dépose lui-même la demande d’autorisation de travail auprès du préfet compétent. La demande s’effectue, via un téléservice.
La liste des documents à fournir dépend du type d’autorisation de travail nécessaire et certaines conditions encadrent cette possibilité de demander une autorisation de travail (cas non abordé dans cette fiche).
En cas d’obtention de l’autorisation de travail
Taxe OFII – vous devrez vous acquitter d’une taxe à l’Office français de l’immigration et de l’intégration lors de la première entrée en France d’un travailleur étranger ou lors de sa première admission au séjour en qualité de salarié. Le montant de cette taxe varie selon la nature de l’emploi, la durée de l’embauche et le niveau du salaire.
Les informations contenues dans cet article sont générales, synthétiques et non exhaustives. Votre cas particulier peut amener à un conseil spécifique. Les informations ont pu également évoluer depuis la date de publication. Soyez vigilants et rapprochez-vous de votre expert-comptable ou avocat.
Notre société n’est pas avocat et nos conseils en matière de droit social sont connexes à notre prestation d’expert-comptable.
