La facture électronique, c’est pour bientôt !

Initialement prévu pour le 1_er juillet 2024, le passage à la facture électronique interviendra finalement à compter du 1_er septembre 2026. Une perspective qui n’est donc plus si lointaine et qui va impacter toutes les entreprises assujetties à la TVA. Et si cette réforme introduit, avant tout, une nouvelle obligation légale, elle peut aussi devenir un levier d’efficacité pour votre entreprise dès lors qu’elle sera correctement anticipée. Le point sur les changements à venir et les actions à mener pour les intégrer au mieux dans votre organisation.

Pour qui ?

La facturation électronique

La réforme impose de recourir à la facturation électronique pour toutes les opérations (ventes et prestations de services) réalisées entre professionnels, personnes physiques ou morales, assujettis à la TVA, qu’ils en soient redevables ou non, en France.

Dans ce cadre, la facture électronique devra adopter l’un des trois formats structurés autorisés par la loi (UBL, CII ou mixte tel que Factur-X) et permettre de transmettre des données à l’administration fiscale. Concrètement, vous ne pourrez donc plus utiliser un simple PDF.

L’e-reporting de transaction

Cette réforme imposera aussi une autre obligation aux entreprises assujetties à la TVA, celle de transmettre les données (« e-reporting ») des transactions exclues de la facturation électronique, à savoir celles intervenant avec un fournisseur ou un cat professionnel situé à l’étranger et avec des particuliers ou des personnes morales non assujetties à la TVA, comme les associations.

L’e-reporting de paiement

Enfin, une transmission des données de paiement sera, en outre, exigée des entreprises au titre de leurs prestations de services, sauf autoliquidation de la TVA (secteur du bâtiment, notamment). En fonction de sa situation, une entreprise pourra cependant avoir opté pour le paiement de la TVA sur les débits. Dans ce cas, elle ne sera pas concernée par cet e-reporting de paiement.

Des exceptions

Vous l’avez donc compris, de très nombreuses entreprises sont visées par la réforme, y compris celles bénéficiant de la franchise en base de TVA. En revanche, les entreprises qui réalisent certaines opérations exonérées de TVA (domaine de la santé, enseignement et formation, opérations immobilières, opérations bancaires et financières, opérations d’assurance et de réassurance…) en sont exclues. Mais attention, elles devront cependant émettre des factures électroniques si elles ont opté pour la TVA ou, le cas échéant, pour leurs opérations non exonérées et, en tout état de cause, elles devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.

Quel est le calendrier prévu pour cette réforme ?

La mise en place de la réforme va s’opérer en deux temps.

D’abord, à compter du 1_er septembre 2026, l’obligation d’émettre des factures électroniques et celle de transmettre les données de transaction et/ou de paiement s’appliqueront seulement aux grandes entreprises et à celles de taille intermédiaire (ETI). En revanche, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront pouvoir recevoir des factures électroniques.

Ensuite, à compter du 1_er septembre 2027, les PME et les micro-entreprises devront émettre, à leur tour, des factures électroniques et effectuer l’e-reporting.

Précision : la taille de l’entreprise, laquelle s’appréciera sur la base du dernier exercice clos avant le 1_er janvier 2025, dépend des critères suivants :
– micro-entreprise : effectif < 10 salariés et CA ou total de bilan < 2 M€ ;
– PME : effectif < 250 salariés et CA < 50 M€ ou total de bilan < 43 M€ ;
– ETI (hors PME) : effectif < 5 000 salariés et CA < 1,5 Md€ ou total de bilan < 2 Md€ ;
– grande entreprise : au-delà des seuils des ETI.

Sachant que ces échéances pourront, si besoin, être reportées de 3 mois par les pouvoirs publics.

À savoir : le défaut de facturation électronique sera sanctionné par une amende de 15 € par facture et le non-respect du e-reporting par une amende de 250 € par transmission. Le montant total de chacune des sanctions étant plafonné à 15 000 € par an.

De nouvelles mentions obligatoires
Corrélativement à l’entrée en vigueur de la réforme, les factures devront comporter 4 nouvelles mentions obligatoires, à savoir le numéro SIREN du cat, la catégorie de l’opération (vente et/ou prestation de services), l’option de paiement de la TVA sur les débits (le cas échéant) et l’adresse de livraison du bien si elle est différente de celle de facturation.

Comment devra-t-on facturer électroniquement ?

Les factures électroniques vont transiter entre le fournisseur et son cat par l’intermédiaire de leurs plates-formes de dématérialisation partenaires (PDP ou plate-forme agréée) respective. Autrement dit, vous ne pourrez plus envoyer vos factures directement à vos cats professionnels. L’e-reporting s’effectuera aussi par l’intermédiaire d’une PDP.

À noter qu’un opérateur de dématérialisation (OD) pourra être rattaché à la PDP pour aider à préparer et transformer les données de l’entreprise.

En pratique, les factures électroniques seront transmises au fil de l’eau. En revanche, l’e-reporting s’effectuera selon une fréquence déterminée en fonction du régime d’imposition à la TVA de l’entreprise, soit tous les 10 jours (le 20 du mois pour les opérations réalisées du 1_er au 10 du mois, le 30 du mois pour celles réalisées du 11 au 20 et le 10 du mois suivant pour celles réalisées à partir du 21 du mois), soit une fois par mois (le 10 du mois suivant).

Les PDP se chargeront donc d’extraire les données utiles à l’administration fiscale et de les lui envoyer sur sa plate-forme, pour l’heure baptisée « portail public de facturation » (PPF). Le rôle du PPF consistera aussi à gérer l’annuaire répertoriant les entreprises et leur(s) PDP et à assurer la concentration et la transmission des données (cf. « Schéma en Y » ci-dessous).

Dès le 1_er septembre 2026, chaque entreprise devra avoir choisi une PDP, y compris les PME afin de recevoir les factures électroniques qui leur seront adressées par les grandes entreprises et les ETI, voire par les entreprises entrées volontairement de manière anticipée dans la réforme.

À savoir : lors de la réception d’une facture de l’un de vos fournisseurs, vous serez informé par votre PDP et vous pourrez y accéder en vous connectant. Vous devrez suivre la facture grâce à des « statuts » correspondant aux différentes étapes dans le circuit de transmission (déposée, rejetée, refusée, encaissée, etc.).

Comment anticiper la réforme ?

L’enjeu pour l’État est d’améliorer la détection de la fraude à la TVA et d’observer, en temps réel, les activités des entreprises pour adopter un pilotage plus fin de sa politique économique. Les entreprises, quant à elles, pourront profiter d’une amélioration de leur trésorerie grâce à une baisse du coût de traitement des factures et l’accélération des délais de paiement, d’une automatisation de leur gestion administrative et d’une limitation des risques d’erreur et de litige.

À condition toutefois de bien s’y préparer en amont. Pour cela, diverses actions doivent être mises en œuvre. Pour commencer, vous pouvez constituer un groupe de travail réunissant toutes les parties prenantes (comptabilité, service informatique, direction générale…). Ce groupe participera au diagnostic de l’entreprise, au choix des outils et au suivi du projet. Il sera également utile de cartographier vos flux de factures et d’identifier les cas particuliers. Enfin, il conviendra de dresser un état des lieux de vos outils informatiques et de vérifier vos besoins.

Anticiper vous permettra de tester les solutions, d’ajuster vos pratiques et d’éviter tout blocage en 2026. N’hésitez pas à solliciter le Cabinet dès à présent pour vous accompagner dans vos démarches et mener à bien cette transformation majeure pour votre entreprise.