Elus du CSE – Le compte rendu de fin de mandat

À la fin de leur mandat, les élus du CSE doivent rendre des comptes. Le compte rendu de fin de mandat est la démarche par laquelle les élus sortants présentent leur gestion et transmettent aux nouveaux élus tout ce qui permet au comité de continuer à fonctionner. Il ne se résume pas à un chiffre de trésorerie : c’est la transmission complète de la mémoire et du patrimoine du comité.

Cette obligation est prévue par l’article R.2315-39 du Code du travail, selon lequel « les membres du CSE sortants rendent compte au nouveau comité de leur gestion y compris des attributions économiques et des activités sociales et culturelles du comité. Ils remettent aux nouveaux membres tous documents concernant l’administration et l’activité du comité. »

Elle s’applique à tous les CSE, même lorsque les mêmes élus sont réélus, et concerne à la fois le fonctionnement et les activités sociales et culturelles (ASC). Elle ne remplace pas le rapport d’activité annuel : les deux obligations coexistent. Bien préparé, ce compte rendu est la meilleure protection des élus sortants.

Comprendre l’obligation

Une obligation, deux volets

L’obligation comporte deux volets bien distincts. Le premier est le compte rendu de gestion. Les élus sortants présentent le bilan financier du budget de fonctionnement et celui du budget des ASC depuis la dernière clôture des comptes. Ils y joignent une synthèse des principales décisions et avis rendus, et expliquent les choix budgétaires opérés. Un chiffre global de trésorerie ne suffit jamais à lui seul.

Le second volet est la remise documentaire. Les élus sortants doivent remettre tous les documents d’administration et d’activité du comité : contrats, moyens de paiement, archives et correspondances. Il s’agit d’une obligation matérielle, et pas seulement comptable.

Qui est concerné ?

Aucun seuil d’effectif n’exclut cette obligation. Elle vise tous les types de CSE : CSE d’entreprise, d’établissement, interentreprises ou central. Le principe est le même pour un petit, un moyen ou un grand CSE, quel que soit le montant de ses ressources. Il s’applique aussi lorsque les élus sortants sont réélus à l’identique.

Ne pas confondre avec le rapport d’activité annuel

Ces deux documents répondent à des logiques différentes. Lorsque les échéances coïncident, les deux doivent être produits.

Beaucoup d’élus pensent que l’ancien bureau est définitivement couvert si le nouveau CSE approuve les comptes. C’est inexact. Le nouveau CSE n’est pas tenu de voter le compte rendu de gestion qui lui est présenté. Il peut donner « quitus », mais ce vote n’a aucune valeur juridique de validation : c’est plutôt une forme de remerciement pour une bonne gestion. Cette approbation ne vaut pas décharge automatique.

À retenir — c’est un compte rendu précis et complet, et non un vote, qui protège les élus sortants en documentant leur gestion.

Organiser la préparation

Un calendrier à anticiper

Un compte rendu de fin de mandat se prépare : il ne se rédige pas en une soirée, à la veille de la passation. Le calendrier suivant permet de s’organiser sereinement :

La répartition des rôles

Le trésorier prépare les comptes rendus financiers. Il rassemble les relevés bancaires, les chéquiers et les justificatifs de dépenses. Le secrétaire réunit les procès-verbaux, les avis rendus, les correspondances et les archives du comité. Le bureau sortant coordonne la rédaction du rapport de synthèse et la préparation de la réunion de passation. L’employeur facilite l’organisation matérielle de cette réunion, sans se substituer aux élus.

Préparer le contenu en cinq étapes

Étape 1 – Le compte rendu financier du mandat

Pour le budget de fonctionnement, le compte rendu indique :

• le solde de trésorerie en fin de mandat ;
• les dépenses engagées depuis la dernière approbation des comptes ;
• un comparatif entre le budget prévisionnel et le réalisé à la date de passation ;
• les éventuels transferts vers le budget des ASC.

Pour les activités sociales et culturelles, il précise :

• le solde de trésorerie et le solde du budget ASC, avec son éventuel report sur l’exercice suivant ;
• le bilan des prestations proposées aux salariés sur la période (chèques, sorties, subventions) ;
• l’explication des choix budgétaires opérés durant le mandat.

Le niveau d’exigence comptable dépend de la taille du CSE. Il conditionne la nature des documents financiers disponibles pour établir le compte rendu :

* Seuils appréciés à la clôture de l’exercice : 50 salariés en équivalent temps plein, 1,55 M€ de total de bilan, 3,1 M€ de ressources annuelles. Le commissaire aux comptes ne certifie pas le compte rendu de fin de mandat.

Étape 2 – L’inventaire du patrimoine

L’inventaire recense ce que le CSE possède :

• ses biens mobiliers : matériel informatique, mobilier, équipements de loisirs, véhicules ;
• ses biens immobiliers et financiers : local du CSE, éventuels biens détenus en propre (appartements, centre de vacances, parts de SCI) ;
• ses stocks : cartes cadeaux, chèques vacances ou culture non distribués ;
• ses créances sur les bénéficiaires et la direction ;
• ses comptes bancaires, livrets et placements financiers.

Il recense aussi ce que le CSE doit :

• ses dettes envers les fournisseurs, les bénéficiaires et la direction, ainsi que ses dettes sociales et fiscales ;
• ses provisions, notamment lorsque le CSE est employeur (indemnités de fin de carrière, congés…) ;
• ses emprunts auprès d’établissements de crédit.

Étape 3 – Les engagements en cours

Les nouveaux élus doivent connaître tous les engagements qui lient le comité :

• les contrats avec les fournisseurs et prestataires (voyagistes, traiteurs, plateformes de titres-cadeaux, associations partenaires) ;
• les baux et abonnements (location du local, logiciels, services en ligne) ;
• les contrats de travail des salariés éventuellement employés directement par le comité.

Pour chacun, il faut transmettre :

• les dates de début et d’échéance ;
• les conditions de résiliation ou de renouvellement ;
• le montant et la périodicité de l’engagement financier ;
• l’interlocuteur habituel chez le prestataire.

Étape 4 – Les moyens de paiement et les accès

Il faut remettre :

• les chéquiers et cartes bancaires du comité ;
• les RIB et conventions de compte ;
• les codes d’accès aux services bancaires en ligne ;
• les clés du local et leurs doubles ;
• les mots de passe des outils numériques (messagerie, site, réseaux).

Les procurations bancaires doivent être mises à jour.

Point de vigilance — une procuration bancaire au nom d’un élu qui quitte le CSE doit être révoquée sans délai. C’est une source fréquente d’anomalies.

Étape 5 – Les archives et documents de gouvernance

Les élus sortants transmettent :

• l’ensemble des procès-verbaux du mandat, annexes comprises ;
• les avis rendus lors des consultations périodiques et ponctuelles ;
• les comptes rendus de gestion de chaque exercice clos pendant le mandat ;
• les correspondances significatives avec l’employeur, l’inspection du travail et les prestataires.

Trois points d’attention particuliers

Les activités sociales et culturelles. Le compte rendu liste les prestations proposées durant le mandat (chèques-vacances, chèques cadeaux, subventions sport et culture, voyages, sorties collectives). Il explique les critères d’attribution retenus : ancienneté, quotient familial, plafonds appliqués. Tout transfert entre le budget de fonctionnement et le budget ASC, dans un sens comme dans l’autre, doit être documenté et justifié.

Les contentieux et litiges en cours. Le compte rendu signale toute action engagée par ou contre le CSE, devant quelque juridiction que ce soit. Il indique les coordonnées et le mandat des avocats saisis, ainsi que les délais de procédure à ne pas manquer, avec un état d’avancement précis. Il mentionne enfin les sommes éventuellement mises de côté en vue d’une procédure.

La santé, la sécurité et les conditions de travail. Les élus sortants transmettent le document unique d’évaluation des risques (DUERP) et ses mises à jour, ainsi que les avis rendus en la matière. Ils y joignent les rapports d’expertise CSSCT en cours ou récents et les comptes rendus des inspections et visites de site. Une transmission incomplète fragilise la continuité de la prévention et peut être relevée en cas de contrôle.

Rédiger le rapport et réussir la passation

Un rapport clair, complet, daté et signé

Le rapport doit être clair, dans un langage accessible et sans jargon comptable inutile. Il doit être complet : finances, patrimoine, contrats, contentieux et archives. Il doit être daté et chiffré, avec des montants et des dates précis, jamais d’approximations. Il doit enfin être validé par le bureau sortant avant sa présentation. Un bon rapport se lit en 15 minutes et répond à lui seul aux premières questions des nouveaux élus.

Un sommaire type peut suivre l’ordre suivant :

• rappel du mandat écoulé et des instances concernées ;
• bilan financier du budget de fonctionnement ;
• bilan financier des activités sociales et culturelles ;
• synthèse des principaux avis et décisions ;
• inventaire du patrimoine et des biens du comité ;
• contrats, engagements et abonnements en cours ;
• contentieux et litiges, le cas échéant ;
• liste des documents remis en annexe.

En annexe, on retrouve notamment :

• le règlement intérieur et les procès-verbaux ;
• les comptes annuels et rapports d’activité ;
• les relevés bancaires et pièces justificatives ;
• les contrats en cours, l’inventaire du patrimoine et les dossiers de contentieux ;
• les documents santé et sécurité ;
• les moyens de paiement, les clés et les accès numériques.

La réunion de passation

La réunion de passation se déroule en plusieurs temps :

• anciens et nouveaux élus sont réunis dans une même séance, si possible plénière ;
• le rapport de synthèse y est présenté point par point, questions à l’appui ;
• la remise matérielle a lieu en séance : clés, chéquiers, dossiers papier et numériques ;
• la passation est formalisée dans le premier procès-verbal du nouveau CSE ;
• si besoin, une délibération sur l’approbation des comptes de l’exercice écoulé est prévue.

Anticiper les risques

La responsabilité des élus sortants

Le CSE de plus de 50 salariés dispose de la personnalité juridique. C’est donc le comité qui répond de sa gestion, même si la responsabilité personnelle d’un élu peut également être recherchée. Trois situations appellent la vigilance :

• la gestion de fait, qui consiste à continuer d’agir au nom du CSE après la fin du mandat, sans mandat régulier ;
• la faute personnelle détachable de la fonction, par exemple un usage manifestement abusif des fonds ;
• le défaut de transmission, qui peut engager la responsabilité de l’élu resté silencieux.

Les durées de conservation

Les durées ci-dessous s’imposent au nouveau CSE, dépositaire des archives transmises, quel que soit le budget concerné :

Les erreurs fréquentes

Les erreurs les plus courantes sont les suivantes :

• se limiter à un chiffre de trésorerie, sans détail ni justificatifs ;
• oublier de révoquer les procurations bancaires des élus sortants ;
• négliger les documents santé-sécurité au profit du seul volet financier ;
• attendre la veille de la passation pour rassembler les documents ;
• confondre approbation des comptes et décharge de responsabilité ;
• ne pas formaliser la passation dans un procès-verbal.

Que faire si l’équipe sortante ne transmet pas ?

Le nouveau CSE reste tenu par les engagements pris par l’équipe précédente. Or il n’est pas rare que, plusieurs mois après l’élection, l’équipe sortante n’ait toujours pas rendu compte de sa gestion ni remis certains documents. La démarche est alors progressive :

• convaincre : chercher d’abord à obtenir des anciens élus qu’ils remettent les documents ;
• mettre en demeure : le secrétaire ou le président adresse une mise en demeure formelle à l’ancien secrétaire ou trésorier ;
• saisir le juge : à défaut d’évolution, saisir le Tribunal de Grande Instance, après avoir donné mandat à l’un des membres du CSE pour agir en justice.

L’anticipation reste la meilleure garantie d’un passage de témoin rapide et serein.

Cas particulier : la disparition du CSE

Un changement de périmètre des CSE dans l’entreprise peut entraîner la disparition de l’ancien comité. Il faut alors clôturer ses comptes et transférer son patrimoine vers un ou plusieurs CSE du nouveau périmètre. Le transfert suit six étapes, dans cet ordre :

• le CSE prépare le transfert ;
• il vote la décision de transfert ;
• il désigne les liquidateurs ;
• les comptes de transfert sont arrêtés ;
• la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) est informée ;
• le ou les nouveaux CSE acceptent le transfert et décident de l’affectation des sommes entre les AEP (attributions économiques et professionnelles) et les ASC.

Attention — en présence de biens immobiliers ou de parts de SCI, des actes doivent obligatoirement être rédigés.

En synthèse : la check-list avant la passation

Une passation réussie repose sur neuf vérifications, à cocher au fur et à mesure de la préparation :