OSP : Les règles de bonne gouvernance

Jusqu’à la loi du 20 août 2008, les syndicats constitués dans le cadre juridique du Code du travail n’avaient aucune obligation légale d’établissement, de publication ou de certification de leurs comptes annuels, quelle que soit la surface financière de l’organisme considéré.

Comptes des organisations syndicales et professionnelles

À l’inverse, les organisations professionnelles constituées sous forme associative dans le cadre de la loi du 1er juillet 1901 étaient soumises aux obligations associées à ce type de personne morale, en particulier celles applicables aux personnes morales de droit privé non commerçantes ayant une activité économique et dépassant deux des trois seuils suivants : chiffre d’affaires de plus de 3,1 M€, total de bilan de plus de 1,5 M€, effectif de plus de 50 salariés.

Ainsi les modalités de mise en œuvre de la transparence financière de la loi de 2008 relèvent d’une gouvernance appropriée, d’un contrôle interne efficace et d’une information financière pertinente.

 

1- Organiser les différentes fonctions au sein du Syndicat

Le syndicat est une forme particulière d’association, c’est-à-dire un contrat avec ses membres.

L’élaboration d’un guide des procédures pour organiser et structurer le fonctionnement du syndicat en complément de ses statuts est fortement recommandée.

Ce guide des procédures doit définir les règles de contrôle interne en organisant une séparation des fonctions entre celui qui exécute la décision collective du syndicat et celui qui tient les comptes du syndicat.

Il permettra aux permanents d’avoir un cadre et aux élus de comprendre rapidement le fonctionnement du syndicat en sécurisant les flux d’information.

Le principe général de sécurité de tous les systèmes comptables est le suivant : celui qui tient les comptes, ne doit pas avoir la signature bancaire.

En conséquence, si le trésorier tient la comptabilité du syndicat, il ne doit pas signer les paiements ou il ne doit pas les signer, seul. Cette séparation des fonctions est un impératif de sécurité et de bonne gestion du syndicat.

 

2- Rendre compte de l’utilisation des fonds confiés

Les dirigeants de l’OSP sont, en quelque sorte, les mandataires des membres pour gérer de l’argent collectif. La loi du 20 août 2008 prévoit des règles fondamentales de gouvernance et de publicité des comptes.

Article L 2135-4 du Code du Travail :

« Les comptes sont arrêtés par l'organe chargé de la direction et approuvés par l'assemblée générale des adhérents ou par un organe collégial de contrôle désigné par les statuts ».

Article L 2135-5 du Code du Travail :

« Les syndicats professionnels de salariés ou d'employeurs, leurs unions et les associations de salariés ou d'employeurs mentionnés à l'article L. 2135-1 tenus d'établir des comptes assurent la publicité de leurs comptes dans des conditions déterminées par décret pris après avis de l'Autorité des normes comptables.

 

3- Respecter la législation et les réglementations sociales et fiscales

Le syndicat est une personne morale de droit privé à but non lucratif mais son action s’inscrit dans le respect des lois françaises et il doit, pour sa gestion, respecter les réglementations sociales et fiscales.

4- Justifier de chaque dépense

Chaque dépense doit être justifiée en fonction d’une décision préalable :

  • budget voté par l’assemblée plénière ou par l’organe chargé de la direction ;
  • bons de commande ;
  • pièces comptables justificatives en bonne et due forme ;

Dans le cas où les dirigeants du syndicat ont des frais de représentation ou des frais de mission, les noms des personnes invitées doivent figurer sur les notes de restaurant.

 

5- Référencer et classer les documents

L’organisation de tout système comptable repose sur le référencement et le classement des pièces comptables.

Avant de tenir la comptabilité, il faut organiser méticuleusement le classement des documents et le référencement des différentes pièces comptables.

 

6- Tenir une comptabilité adaptée

Tous les syndicats sont tenus d’établir des comptes annuels.

Article L 2135-1 du Code du Travail :

« Les syndicats professionnels et leur unions mentionnés aux articles L. 2131-2, L. 2133-1 et L. 2133-2 relatifs à la création de syndicats professionnels et les associations de salariés ou d’employeurs régies par la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association ou, dans les départements de la Moselle, du Bas-Rhin et du Haut-Rhin par le droit local sont tenus d’établir des comptes annuels dans des conditions fixées par décret».

 

7- Prévoir : élaborer un budget par activité

Il faut, en fonction d’une hypothèse de ressource, pour l’exercice à venir, que les dirigeants de l’OSP élaborent un budget par activité. Ce budget correspondra à l’allocation de ressources que les responsables décident collectivement pour le développement des activités du syndicat.

 

8- Rechercher dans la transparence le meilleur rapport qualité / prix

Le syndicat va recourir à des prestataires qui exercent leur activité sur le marché. A chaque fois qu’il est nécessaire de faire appel à un prestataire, il faut que le syndicat organise un « appel d’offres » en recherchant le meilleur rapport qualité/prix dans la gestion des prestations qu’il entend mettre en œuvre. Un seuil minimal pourra également être fixé en dessous duquel l’organisation ne fera pas d’appel d’offre. Ceci afin d’améliorer l’efficacité du processus.

 

9-Faire contrôler et valider les comptes par un expert-comptable pour les Organisations syndicales professionnelles qui n’auront pas de commissaire aux comptes (ressources inférieures à 230 000 €)

 

 

Mise à jour : juin 2013

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