OSP : L'externalisation du service comptable et financier

L'externalisation, aussi appelée outsourcing, désigne le transfert de tout ou partie d'une fonction d'une structure vers un partenaire externe.

Elle consiste très souvent en la sous-traitance des activités non essentielles et non stratégiques d'une organisation.

L’externalisation figure parmi les missions traditionnelles des experts-comptables dans les petites et moyennes structures.

Les avantages et les prestations de l’externalisation

Pourquoi externaliser ?

Les motifs d'externalisation dans une organisation syndicale professionnelle sont multiples :

  • Bénéficier de compétences étendues : par rapport à la structure interne, le cabinet d’expert-comptable peut mettre les meilleurs spécialistes en face de problèmes parfois complexes.
  • Une meilleure flexibilité en cas d’augmentation ou de diminution, de l’activité du syndicat ; le cabinet peut s’adapter plus facilement à toute modification de la marche de l’organisation.
  • Une meilleure flexibilité en terme de disponibilité des ressources (d’absence du personnel interne pour vacances, maladie ou autre).
  • Enfin et surtout avec la montée en puissance d'une compétitivité globalisée, un meilleur contrôle des coûts liés à la fonction, à l'infrastructure, au processus externalisé. Ces coûts contractuels, donc connus d’avance sont, en outre, moins élevés que les coûts internes grâce à leur mutualisation.
  • Assurer enfin une plus grande disponibilité pour se concentrer sur le cœur de métier (sur les activités à valeur ajoutée).

 

Les avantages de l’externalisation

L’externalisation des tâches d’un service comptable et financier permet de :

  • Réduire les charges de structure et de fonctionnement et d’améliorer les performances.
  • Intervention d’une équipe avec un matériel informatique et logiciel dont le support est assuré par le Cabinet : Ainsi une diminution des investissements et des coûts de maintenance.
  • Obtenir rapidement toutes informations d’ordre comptables, financières et administratives.
  • Sécuriser et être en conformité avec les règlementations sociales, comptables et fiscales.
  • Formation régulière des collaborateurs du cabinet.
  • Souplesse et modularité en cas de croissance comme de décroissance.
  • Capacité à gérer des missions exceptionnelles et ponctuelles avec une connaissance accrue des particularités du syndicat.
  • Indépendance et impartialité dans le conseil contrairement à un salarié en situation de subordination.
  • Accès en permanence à l’expert-comptable.
  • Service à la demande regroupant de nombreuses compétences (DAF, chef comptable, comptable, DRH, secrétaire,…) impossible à réunir avec un seul profil salarié.
  • Stabilité des intervenants.
  • Concentration du syndicat sur son cœur de métier.

 

La mise en place

La mise en place d’un processus d’externalisation exige une forte implication du management et une démarche de partenariat étroite avec le cabinet d’Expert-comptable à tous les stades de la mise en œuvre.

La démarche de délégation comptable se traduit par la désignation d’un responsable projet placé sous la supervision conjointe de la direction du syndicat et de l’associé du cabinet prestataire.

La mise en place comporte plusieurs étapes, notamment :

  • La cartographie et diagnostic de l’organisation actuelle (flux des pièces, le traitement comptable, les contraintes en terme de remontée financière, les volumes etc.).
  • Distinction des tâches conservées en interne et celles déléguées au prestataire.
  • Détermination de la fréquence des interventions.
  • Démarrage de la mission.

 

Les prestations proposées

Les prestations proposées par AFIGEC sont multiples et peuvent s’articuler de la manière suivante :

Comptabilités Auxiliaires :

  • Externalisation de la comptabilité fournisseurs : intégration ou saisie des factures, réconciliation des commandes, devis avec les factures, proposition et préparation des règlements, analyse et lettrage des comptes, relations fournisseurs.
  • Externalisation de la comptabilité des « adhérents » : calcul et évaluation des cotisations, établissement des appels de cotisations, suivi des encaissements, analyse et lettrage des comptes, relances, relations avec les adhérents.
  • Externalisation des notes de frais : intégration ou saisie, contrôle et proposition de règlements.

Comptabilité générale :

  • Traitement des opérations de comptabilité générale : saisie des opérations de situations, intégration des écritures de salaires, refacturation groupe.
  • Mission sociale : établissement des bulletins de paye, déclaration sociales périodiques.
  • Comptabilité bancaire : intégration ou saisie des opérations de trésorerie, rapprochements bancaires périodiques.
  • Mise en place et gestion analytique.
  • Mise en place de situation périodique (mensuelle ou trimestrielle) ;
  • Suivi des budgets de trésorerie et des budgets de charges et de produits.
  • Gestion des obligations déclaratives.
  • Mission juridique : Préparation du rapport du président, préparation des projets de résolution, préparation du procès-verbal de l’assemblée d’approbation des comptes.

Finance :

  • Etablissement des comptes annuels
  • Elaboration d’une synthèse finale à destination de la Direction du Syndicat.
Mise à jour : juin 2013

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