Pour son siège social, ou pour lancer sa succursale ou son bureau de représentation, une société qui ne souhaite pas investir pour l’acquisition d’un local (ou n’en n’a pas les moyens) a deux solutions : la domiciliation ou la location.

La domiciliation

Le principe

C’est une adresse purement administrative : celle du siège, où tous les documents juridiques et fiscaux seront envoyés. Cette adresse est différente de lieu réel de l’activité qui est déclarée séparément en France ou à l’étranger. La société domiciliée fera apparaître cette adresse sur tous ses documents administratifs : cartes de visite, factures, papier en-tête, etc. Ainsi une société n’ayant pas de salarié sédentaire pourrait n’avoir qu’une adresse de domiciliation.

Une société pourrait utiliser l’adresse de son dirigeant ou d’un salarié comme domiciliation.

Les modalités :

Cette domiciliation peut être gratuite ou payante.

Des sociétés de domiciliation existent un peu partout sur le territoire français. Par le biais de contrat de domiciliation, elles hébergent les sièges sociaux de sociétés en contrepartie d’un loyer. En tout état de cause la société domiciliataire doit être autorisée et agréée par l’Administration Française préalablement à la domiciliation.

Lorsque la société est domiciliée dans le local d’une personne (salarié, dirigeant), une autorisation de domiciliation doit être prévue dans le bail originel.

La location

Le principe

La société ou l’établissement prend en location un bien en fonction des besoins de l’activité (surface, type de locaux, localisation etc) pour une durée déterminée en fonction du contrat de location signée entre elle et le propriétaire du local.

La location saisonnière

Cette location qui confère la jouissance d’un local durant une saison. Il est entendu par saison, les saisons touristiques. Ce type de location est utilisé dans les stations balnéaires et de sports d’hiver.

Le bail précaire ou dérogatoire

Un ou plusieurs contrats de location dont la durée maximale n’excède pas 24 mois. L’avantage pour le locataire et le propriétaire est de ne pas être tenus aux dispositions des baux commerciaux au cas où l’activité exercée ne serait pas rentable. Ce contrat de location ne prévoit pas le maintien du locataire dans le local à l’issue de la période de location. S’il reste, le bail est transformé en bail commercial.

Le bail commercial

C’est un contrat d’une durée maximale de neuf ans mais qui peut se dénoncer à la fin de chaque période triennale d’où son appellation « bail 3-6-9 ».

Le bail commercial conclu entre le locataire et le propriétaire régit les droits et les obligations de chacune des parties.

La société doit être vigilante sur les points suivants (liste non exhaustive) :

• Le loyer : le contrat régit son montant. Attention, il arrive que certaines sociétés n’optent pas pour la TVA, les loyers seront donc payés hors taxes et la TVA ne saurait être déduite par le locataire.
• La révision du loyer : les loyers sont généralement révisables annuellement, à la date d’anniversaire du bail. Ce dernier doit mentionner précisément la mode de calcul de la réévaluation. Il est très souvent fait référence l’indice du coût de la construction du dernier trimestre publié comme base.
• Les charges locatives : certains immeubles sont régis par un syndic de copropriété. Ce dernier doit tenir la comptabilité de l’immeuble. Parmi les charges afférentes à cet immeuble, certaines sont à la charge du propriétaire et d’autres du locataire. Il est donc fréquent de voir une refacturation de certaines charges dites locatives. Il en est de même pour la taxe foncière : bien qu’imposée au nom du propriétaire, certains contrats de bail stipulent la refacturation de cette taxe au locataire. Il convient également de regarder si la taxe sur les bureaux et la taxe sur les ordures ménagères sont incluses.
• La sous location : le contrat peut interdire la sous-location. C’est un point à négocier.

La reprise d’un bail existant peut permettre de limiter la période de location. Une diminution de prix pourra également être demandée en cas de remise en état des locaux par le locataire.

Le bail commercial permet la création d’un droit immatériel pour le locataire lié à l’exploitation économique du bail. Une indemnité pourrait être versée au locataire pour composer la perte de ce bien.

La domiciliation ou la location n’impliquent pas automatiquement la création d’un établissement stable pour la société étrangère mais une étude devra porter sur les conditions de réalisation de l’activité afin d’anticiper les obligations économiques, comptables et fiscales.

La reprise d’un bail existant peut permettre de limiter la période de location. Une diminution de prix pourra également être demandée en cas de remise en état des locaux par le locataire en début de bail.

Mise à jour : mars 2011